Την 8η/10/2021 δημοσιεύτηκε στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως (ΦΕΚ 4651/Β/8-10-2021) η με Αριθμ. 32256 ΕΞ 2021 Κοινή Υπουργική Απόφαση που ρυθμίζει τα σχετικά με τη διαδικασία επικύρωσης των εκτυπώσεων των ηλεκτρονικών δημόσιων και των ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο. Επίσης, ρυθμίζει ειδικότερα ζητήματα για την ισχύ των εκτυπώσεων αυτών κατά την έντυπη διακίνησή τους.

I.Ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα

Σημειώνεται ότι η επικύρωση των εκτυπώσεων ηλεκτρονικών δημόσιων εγγράφων δεν είναι αναγκαία, εάν μπορούν να επιβεβαιωθούν η ακρίβεια και η ισχύς της εκτύπωσης με χρήση ΤΠΕ (Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών). Τέτοια περίπτωση συνιστούν τα έγγραφα που εκδίδονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ) και κάθε άλλη περίπτωση που το πρωτότυπο ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο ή το ηλεκτρονικό ακριβές αντίγραφο ή το ψηφιοποιημένο ηλεκτρονικό αντίγραφο φέρει μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης και παρέχεται η δυνατότητα επαλήθευσης μέσω πληροφοριακού συστήματος του Δημοσίου. Επομένως, οι εκτυπώσεις ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων έχουν ισχύ ακριβούς αντιγράφου και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτές από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας, καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, χωρίς άλλη διατύπωση ή επικύρωση, εφόσον είναι δυνατόν να επιβεβαιωθεί η ακρίβεια και η ισχύς της εκτύπωσης με χρήση ΤΠΕ, ιδίως στην περίπτωση που το ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο φέρει μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης και παρέχεται η δυνατότητα επαλήθευσης μέσω πληροφοριακού συστήματος του Δημοσίου.

II.Ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα

Επικύρωση των εκτυπώσεων απαιτείται σε κάθε περίπτωση για τα ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα του άρθρου 15 του ν. 4727/2020, ήτοι για τα ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα που εκδίδονται από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας. Εφόσον επικυρωθούν οι εκτυπώσεις των ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτές, κατά την έντυπη διακίνησή τους, από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες.

III.Διαδικασία

1. Αποστολή του ηλεκτρονικού δημόσιου ή ιδιωτικού εγγράφου στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) του επικυρούντος. Δεν απαιτείται προηγούμενη αποστολή του ηλεκτρονικού εγγράφου, αν αυτό έχει περιέλθει με χρήση ΤΠΕ στη διοικητική αρχή ή ΚΕΠ, απευθείας από τον εκδότη του εγγράφου.
2. Έλεγχος από τον επικυρούντα των απαραίτητων στοιχείων, όπως αυτά ορίζονται στο νόμο.
3. Αντιπαραβολή του περιεχομένου του ηλεκτρονικού δημόσιου ή ιδιωτικού εγγράφου με την εκτύπωση αυτού για την ταύτιση του περιεχομένου των δύο μορφών του ίδιου εγγράφου.
4. Συμπλήρωση από τον επικυρούντα της σχετικής επισημειωτικής πράξης επικύρωσης στο σώμα της εκτύπωσης του ηλεκτρονικού δημόσιου ή ιδιωτικού εγγράφου.

Χριστίνα Ζήση
Δικηγόρος
Δ.Μ.Σ. Γενικού Αστικού Δικαίου Ε.Κ.Π.Α.