Η ηλεκτρονική καταγραφή συνεδρίασης συλλογικού οργάνου ως επιβοηθητικό και όχι διοικητικό έγγραφο

20 Φεβρουαρίου, 2023

Στο ερώτημα, που τέθηκε κατόπιν της κοινής συνεδρίασης της Γενικής Συνέλευσης της Σχολής Αρχιτεκτόνων – Μηχανικών του Εθνικού Μετσόβιου Πολυτεχνείου και του Εκλεκτορικού Σώματος  προς πλήρωση μίας θέσης Καθηγητή που έλαβε χώρα με τηλεδιάσκεψη που μαγνητοσκοπήθηκε, εάν η ηλεκτρονική καταγραφή της συνεδρίασης του συλλογικού οργάνου συνιστά ή όχι διοικητικό έγγραφο, το Νομικό Συμβούλιο του Κράτους με τη με αριθμό 85/2022 Γνωμοδότησή του απάντησε πως δεν συνιστά διοικητικό έγγραφο ούτε καταρτισμένο σχέδιο τέτοιου εγγράφου, αλλά απλώς χρησιμοποιείται επιβοηθητικά για να διευκολυνθεί η έγγραφη κατάρτιση των πρακτικών συνεδρίασης και κατά συνέπεια δεν μπορεί να χορηγηθεί αντίγραφο του οπτικοακουστικού υλικού της συνεδρίασης στον αιτούντα Καθηγητή παρά το επικαλούμενο εύλογο έννομο συμφέρον.

✔ ΙΣΤΟΡΙΚΟ

Κατόπιν της κοινής συνεδρίασης (στις 30/3/2022) των ανωτέρω συλλογικών οργάνων- που πραγματοποιήθηκε με τηλεδιάσκεψη μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας (e-presence.gr)-  προκειμένου να κρίνουν για την πλήρωση μίας θέσης καθηγητή, υποβλήθηκε αίτημα χορήγησης πλήρους αντιγράφου του οπτικοακουστικού υλικού της καταγραφής της ως άνω συνεδρίασης, καθώς και της συνεδρίασης ορισμού της εισηγητικής επιτροπής από έναν υποψήφιο Καθηγητή με επίκληση προδήλου εννόμου συμφέροντός του. Το αίτημα αυτό ως ερώτημα τέθηκε ενώπιον του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους, που εξέτασε τη δυνατότητα χορήγησης αντιγράφου του υλικού υπό το πρίσμα της ένταξής του ή μη  στην ευρύτερη έννοια του διοικητικού εγγράφου. 

✔ ΝΟΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ

ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΓΝΩΣΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ. Κάθε ενδιαφερόμενος έχει το δικαίωμα, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των διοικητικών εγγράφων, μέσω μελέτης ή χορήγησης αντιγράφου (άρθ. 5 του ν. 2690/1999).

ΕΝΝΟΙΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ. Ως διοικητικά έγγραφα χαρακτηρίζονται όσα συντάσσονται από δημόσιες υπηρεσίες, όπως εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιες οδηγίες, απαντήσεις διοίκησης, γνωμοδοτήσεις και αποφάσεις (άρθ. 5 παρ.1 εδ. β’ του ν. 2690/1999 και άρθ.1 παρ.1 εδ. β’ του Π.Δ. 28/2015). Η απαρίθμηση όμως των εγγράφων είναι ενδεικτική και όχι αποκλειστική. Αυτό άλλωστε προκύπτει και από την εισηγητική έκθεση του ν. 1599/1986 (άρθ.13), σύμφωνα με την οποία στην έννοια του διοικητικού εγγράφου περιέχεται και ό,τι υπάρχει μέσα στα αρχεία της διοίκησης, εντάσσοντας προφανώς σε αυτό και φωτογραφικές παραστάσεις, φωνοληψίες, στοιχεία που έχουν αποθηκευτεί στη μνήμη του ηλεκτρονικού υπολογιστή και κάθε άλλη μηχανική απεικόνιση. Σε κάθε όμως περίπτωση ως διοικητικό έγγραφο πρέπει να θεωρηθεί εκείνο μόνο το έγγραφο του οποίου έχει τελειωθεί η διαδικασία της έκδοσης ή τουλάχιστον της κατάρτισης και όχι το σχέδιο που βρίσκεται ακόμη στο στάδιο επεξεργασίας και δεν έχει οριστικοποιηθεί το περιεχόμενό του. Και αυτό διότι η μεμονωμένη «επισκόπηση» διοικητικού εγγράφου, το περιεχόμενο του οποίου μπορεί να μεταβληθεί οποτεδήποτε, όχι μόνο δεν θα συνέβαλε στην προάσπιση των δικαιωμάτων και εννόμων συμφερόντων του πολίτη, αλλά θα δημιουργούσε σύγχυση και παρανοήσεις παραβλάπτοντας το δικαίωμα ακρόασης του ενδιαφερομένου.

ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗΣ ΣΥΛΛΟΓΙΚΩΝ ΟΡΓΑΝΩΝ ΜΕ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗ. Τα συλλογικά όργανα μπορούν να συνεδριάζουν με χρήση ηλεκτρονικών μέσων, τηλεδιάσκεψη, ενώ συγχρόνως προβλέπεται η δυνατότητα αφενός χρήσης της υπηρεσίας e-presence.gov.gr για του φορείς του δημοσίου και αφετέρου καταγραφής προς διευκόλυνση τήρησης και επεξεργασίας των πρακτικών των συνεδριάσεων (άρθ. 14 παρ.13 εδ.α’ του ν. 2690/1999 και άρθ. 3 παρ.1 της Κ.Υ.Α. 429/12.3.2020 του Υπουργού Εσωτερικών και Υφυπουργού Οικονομικών).

✔ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

– Από το συνδυασμό των ανωτέρω προκύπτει ότι δεν προβλέπεται ρητά ο τρόπος κατάρτισης των εγγράφων και ιδιαίτερα του πρακτικού συνεδρίασης συλλογικού οργάνου και επομένως επιτρέπεται στο συλλογικό όργανο να προαποφασίσει για τον πάγιο τρόπο καταγραφής των πρακτικών του και μάλιστα βάσει μαγνητοφώνησης ή ηλεκτρονικής καταγραφής, χρησιμοποιώντας ως μέθοδο καταγραφής μαγνητικά μέσα προς καταχώρηση των συζητήσεων των συνεδριάσεών του.  

– Συνάγεται επίσης πως εφόσον το όργανο έχει προαποφασίσει ότι ο τρόπος αυτός καταγραφής θα λαμβάνει χώρα προς διευκόλυνση και βοήθεια στην επεξεργασία των γραπτών πρακτικών της συνεδρίασης, αυτά τα πρακτικά δεν συνιστούν διοικητικά έγγραφα ούτε καταρτισμένα σχέδια διοικητικών εγγράφων. Τα ανωτέρω ισχύουν για κάθε μέθοδο καταγραφής των όσων διεξήχθησαν κατά τη συνεδρίαση συλλογικού οργάνου από τα οποία – μετά από απομαγνητοφώνηση- καταρτίζονται εγγράφως τα πρακτικά της συνεδρίασής του.

– Όλα τα ψηφιακά αυτά μέσα δεν συνιστούν επομένως έγγραφο και ούτε καταρτισμένο σχέδιο διοικητικού εγγράφου, αλλά απλώς χρησιμοποιούνται επιβοηθητικά για να διευκολυνθεί η κατάρτιση των πρακτικών της συνεδρίασης του συλλογικού οργάνου [1].

– Κατά συνέπεια όλων των παραπάνω το Νομικό Συμβούλιο του Κράτους κατέληξε πως η ηλεκτρονική καταγραφή συνεδρίασης του συλλογικού οργάνου της 30/3/2022 δεν συνιστά διοικητικό έγγραφο ούτε καταρτισμένο σχέδιο τέτοιου εγγράφου, αλλά απλώς χρησιμοποιείται επιβοηθητικά για να διευκολυνθεί η έγγραφη κατάρτιση των πρακτικών της συνεδρίασης και δεν μπορεί να χορηγηθεί αντίγραφο στον αιτούντα Καθηγητή.

Ελεονώρα Αναγνώστου
Δικηγόρος
D.E.A. Droit Economique et Social
Université Paris IX – Dauphine

[1] Τον επιβοηθητικό χαρακτήρα των μαγνητικών μέσων για την κατάρτιση των πρακτικών των Συμβουλίων είχε δεχτεί το Νομικό Συμβούλιο του Κράτους και με τη με αριθμό 46/2015 Γνωμοδότησή του.

Για να αποθηκεύσετε το άρθρο σε μορφή Pdf:

Σιούφας & Συνεργάτες | Γιώργος Σιούφας | Μάριος Σιούφας

Για περισσότερες πληροφορίες

Επικοινωνήστε με τη γραμματεία της Διεύθυνσης Νομικών Υπηρεσιών στο τηλ.: 213 017 5600, ή στείλτε mail στο info@sioufaslaw.gr και θα επικοινωνήσουμε άμεσα μαζί σας.

Μοιραστείτε το:

Θέλετε να συζητήσουμε περισσότερο για το άρθρο μας;
Συμπληρώστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας
και εξειδικευμένος συνεργάτης μας
θα επικοινωνήσει μαζί σας σήμερα
μεταξύ 15:00 - 17:00.